POLÍTICA DE ACERVOS CEDOC/UFSJ

O Centro de Referência de Pesquisa Documental (CEDOC) da Universidade Federal de São João del-Rei (UFSJ), conforme seu Regimento Interno aprovado pela Resolução Nº 09 de 17 de maio de 2021, localiza-se no Campus Dom Bosco, em prédio construído com recursos adquiridos para esse fim. Caracteriza-se como espaço com infraestrutura e equipamentos adequados para o desenvolvimento de atividades de pesquisa, ensino e extensão, relacionadas a acervos de valor histórico de relevância para os projetos que o compõem e que sejam aprovados pelo Comitê Gestor nos termos da política de acervos do CEDOC. Trata-se de um prédio para Laboratórios Multiusuários, com salas que alocam subprojetos coordenados por professores e/ou pesquisadores aprovados pelo Comitê Gestor do CEDOC.

DA FORMAÇÃO, DESENVOLVIMENTO E ATUALIZAÇÃO DO ACERVO

Esta política de acervos tem como objetivo orientar a formação, desenvolvimento e atualização dos acervos alocados nas dependências do CEDOC/UFSJ. Considera a aquisição de materiais a partir de compras, doações e permuta. Estabelece orientações de preservação, conservação, limpeza e segurança do centro e dos acervos nele alocados. Define o conceito de coleção especial e os critérios de manuseio, exposição, empréstimos, digitalização, desbaste, descarte, remanejamento e baixa para os acervos.

DA AQUISIÇÃO DE MATERIAIS PARA O ACERVO

Art. 1º Processo de agregação de materiais de diversos tipos por meio de compra, doação ou permuta, com o objetivo de manutenção e atualização das coleções, para apoiar as ações de ensino, pesquisa e extensão dos projetos alocados no CEDOC. Art. 2º As aquisições no âmbito das instituições públicas federais seguem as modalidades permitidas pela legislação vigente. §1º O Comitê Gestor pode estabelecer prioridades de aquisição de acordo com as áreas do conhecimento dos projetos do CEDOC.

DA COMPRA

Art. 3º A verba destinada à aquisição de itens de coleções para suprir as necessidades dos projetos alocados no CEDOC, prevista no orçamento da Universidade, será distribuída para cada um deles a partir de cotas estabelecidas de acordo com critérios apresentados em estudo realizado pelo Comitê Gestor. §1º O Comitê Gestor deve solicitar aos projetos justificativa para suas propostas de aquisição de itens para as coleções. Art. 4º Os processos de compra pelo CEDOC serão realizados preferencialmente em conjunto, após solicitação de pedidos e apresentação de justificativa de todos os projetos alocados. Caberá ao Comitê Gestor elaborar e encaminhar as listagens de títulos a serem adquiridos e acompanhar todas as etapas do processo. 2

DA DOAÇÃO

Art. 5º O Comitê Gestor é responsável ainda pelo recebimento das doações feitas ao CEDOC por pessoas físicas e jurídicas, públicas ou privadas. §1º Todas as doações serão recebidas mediante assinatura de termo de doação pelo doador. §2º É facultado ao Comitê Gestor do CEDOC destinar os materiais recebidos em doação para outras unidades da UFSJ, após estudo de viabilidade de guarda e segurança pela unidade interessada, desde que afastado o interesse específico do CEDOC na manutenção dos itens em seus acervos. Art. 6º No que se refere a esse documento consideram-se as seguintes origens para efeito de doações: I – itens e materiais não comercializados; II – coleções particulares e/ou especiais; III – itens e materiais doados por pessoas físicas e/ou jurídicas. Art. 7º As aquisições por doação e/ou permuta de obras de interesse do CEDOC e seus projetos devem ser incentivadas, principalmente no que se refere a documentos e publicações não comercializados e os governamentais. Art. 8º As doações de pessoas físicas e de coleções particulares e/ou especiais podem ser recebidas ou avaliadas pelo CEDOC, ainda que para serem encaminhadas para outra unidade de interesse na UFSJ, devendo sempre o doador assinar o termo de doação adotado pelo CEDOC/UFSJ. Art. 9º O Comitê Gestor poderá recusar doações que não atendam aos critérios já estabelecidos de seleção qualitativa e quantitativa para incorporação ao acervo, bem como doações com restrições de exigência de local especial ou uso restrito. Art. 10. No termo de doação de coleções particulares e/ou especiais deve ser informado o tratamento que será dado ao acervo. Art. 11. A seleção para recebimento de doações deve seguir os critérios expostos no artigo 26 desta Política de Acervos. § 1º A incorporação das obras doadas será efetivada após pré-seleção pelo Comitê Gestor e ciência dos projetos participantes do CEDOC. § 2º Para fins de patrimônio, toda obra, mesmo recebida por doação, deve ter um valor atribuído em moeda corrente no país. § 3º As obras doadas que não forem de interesse do CEDOC ou de outra unidade da UFSJ podem ser descartadas, doadas ou permutadas com outras instituições.

DA PERMUTA

Art. 12. Consiste na troca de itens e materiais de acervo de propriedade de instituições similares e que atendam ao interesse do CEDOC ou de seus projetos. Parágrafo único. A permuta deverá adotar os mesmos critérios para seleção de itens e materiais de acervo, sejam eles comuns ou especiais.

DA PRESERVAÇÃO DO ACERVO

Parágrafo Único. A Política de Conservação dos Acervos do CEDOC estabelece os critérios e abordagens para o conjunto de ações de preservação e conservação, bem como define aspectos da segurança, guarda, limpeza, manutenção, manuseio, controle de condições ambientais e planos de contingência que envolvem o trabalho com os acervos. Art. 13. A preservação é o conjunto de atividades destinadas a garantir a permanência dos diversos acervos, atuando sobre as circunstâncias ambientais em que estes se encontram, por meio de ações de conservação e/ou restauração. Art. 14. A conservação consiste em adotar medidas para reduzir ou desacelerar ao máximo a deterioração de um bem durante o maior tempo possível. Art. 15. A restauração é uma intervenção especializada que tem por objetivo melhorar a eficácia material, simbólica e histórica de determinado bem. Art. 16. As ações do CEDOC serão estruturadas em duas vertentes: a conservação do acervo corrente e a conservação das obras raras.

DA CONSERVAÇÃO DO ACERVO CORRENTE DO CEDOC

Art. 17. Compete ao CEDOC: I – estabelecer a política educacional junto aos usuários e servidores, orientando o uso consciente dos acervos; II – orientar ações padronizadas para as práticas de conservação e de restauro a serem adotadas junto aos diversos acervos armazenados no CEDOC. III – estabelecer a política de segurança e limpeza adotadas no funcionamento do prédio e acervos. Art. 18. Compete aos servidores: I – orientar adequadamente as equipes técnicas que trabalham com o acervo sobre o seu manuseio, armazenamento, segurança, transporte e limpeza; II – manter o acervo em boas condições de uso e conscientizar os usuários, através de orientações, sobre a forma adequada de utilização e transporte das obras; 4 III – zelar pelas boas condições prediais, visando evitar sinistros. IV – zelar pela segurança dos acervos.

DA LIMPEZA

Art. 19. Compete ao CEDOC orientar os profissionais de limpeza quanto ao correto manuseio e como lidar com os acervos mediante as diferentes demandas dos mesmos: I – Evitar ao máximo o contato manual com qualquer objeto dos acervos. II – Se necessário manusear algum objeto, sempre o fazer com luvas e máscara descartável. III – Ter cuidado na limpeza dos equipamentos. IV – Qualquer objeto de acervo necessita de autorização de um profissional responsável sobre a possibilidade de limpeza do mesmo. V – Se autorizada a limpeza de objetos de acervo, jamais utilizar qualquer produto químico para a limpeza. Neste caso consultar o responsável sobre como proceder. VI – Não proceder a limpeza do entorno de objetos que se encontrarem em processo de manutenção e/ou restauração; VII – Proceder normalmente com a limpeza do chão e mesas, exceto se ocupadas com material dos acervos. VIII – Jamais remover lixos identificados como tóxicos. IX – Não é permitida a entrada de alimentos em áreas de reserva técnica e ateliês do CEDOC. X – Na lavagem do pavimento das áreas laboratoriais e reserva técnica, deve ser utilizada apenas água, pois a maioria dos detergentes contêm substâncias (como o amoníaco ou o ácido acético) que, caso não sejam devidamente eliminadas, podem ser nefastas à estabilidade dos bens culturais. Quando não é possível evitar o uso de detergentes, deve-se confirmar que se estão a usar produtos adequados e nas diluições corretas. XI – As ações de limpeza devem ser realizadas utilizando a menor quantidade de água possível, tendo-se o cuidado de secar muito bem as superfícies, para evitar que o equilíbrio ambiental não se altere de forma brusca. A secagem de zonas lavadas com água é fator importante para evitar aumento de umidade do ambiente e consequente surgimento de fungos. 5 XII – É necessário que os armários ou estantes estejam alguns centímetros afastados da parede e tenham pés com uma altura suficiente para permitir uma limpeza eficaz. XIII – A limpeza dos pavimentos não deve ser feita com vassoura, pois esta contribui para a disseminação do pó. Devem ser utilizados,sempre que possível, aspiradores com filtros que retenham eficazmente as partículas (filtros Hepa®). Os aspiradores de uso corrente têm filtros de baixa qualidade que libertam novamente poeiras para o meio ambiente. XIII – Em caso de dúvidas, sempre buscar orientação dos profissionais qualificados do CEDOC.

DA SEGURANÇA

Art. 20. Compete ao CEDOC orientar os profissionais responsáveis quanto às normas de segurança: I –Designar quais funcionários poderão ter acesso às áreas de alta segurança e comunicar esta decisão aos responsáveis e/ou encarregados pela segurança. II – Qualquer consulente deverá ser identificado. III – Determinar as áreas que possuem restrição de acesso e sinalizá-las. IV – Considerar os diferentes níveis de proteção, os horários de funcionamento de rotina e de eventos especiais, e estabelecer controles de acesso distintos, a saber: a) permissão de acesso; b) identificação de pessoal; c) checagem de bolsas e guarda nos escaninhos da entrada principal; d) assinatura de entrada/saída em áreas de alta-segurança; e) os consulentes devem preencher uma ficha de consulta ao requisitarem documentos dos acervos, as quais devem ficar arquivadas com os gestores dos acervos (Anexo I); f) estas medidas devem ser previamente documentadas e sinalizadas com clareza. V – Requisitar do visitante que irá para áreas não abertas ao público, que: a) se identifique, apresentando a ficha de autorização para consulta ao acervo; b) aguarde ser chamado; c) use crachá ou alguma identificação similar. VI – Providenciar para que, em áreas não abertas ao público, o visitante seja acompanhado, de maneira que ele nunca fique sozinho. VII – Controlar o acesso ao interior das áreas de proteção: a) considerando a capacidade física da área; b) planejando a colocação de guarda-volumes na entrada do edifício; 6 c) impedindo a entrada de pessoas portadoras de armas ou instrumentos cortantes; d) impedindo a entrada de pessoas que portem substâncias químicas consideradas perigosas; e) impedindo a entrada de pessoas com animais; g) monitorando, de maneira mais efetiva, pessoas com comportamentos inadequados para a segurança do acervo, considerando a possibilidade de retirá-las. VIII – Acervo em reserva técnica. a) Estabelecer que a reserva técnica seja uma área de alta segurança e que, portanto, de acesso restrito a funcionários previamente designados pela chefia do setor responsável. b) Não utilizar áreas de reserva técnica como área de trabalho em nenhuma situação. c) Garantir que a qualidade dos materiais utilizados no acondicionamento do acervo em reserva técnica contribua para sua conservação e segurança. d) Organizar as reservas técnicas de forma a conjugar os diferentes tipos de acervo aos dispositivos de segurança adequados às características físicas de cada suporte. e) Planejar uma periodicidade para vistoria das áreas de reserva técnica, com o objetivo de: 1) controlar o acervo; 2) detectar ataques biológicos (ao acervo, ao mobiliário, à estrutura física do prédio); 3) avaliar o controle climático (considerando os equipamentos e os dados coletados); 4) detectar infiltrações e vulnerabilidades do local; 5) verificar as formas de controle de incidência de luz solar; 6) verificar a manutenção do sistema de ventilação e de condicionamento de ar; g) avaliar as condições físicas do acondicionamento do acervo; 49 5 h) vistoriar a limpeza e a desinfestação ambiental. f) Considerar todo e qualquer dispositivo de segurança instalado na reserva técnica em função do seu benefício ou prejuízo para o acervo. g) Avaliar as áreas de reserva técnica no que se refere à estrutura do local, considerando o teste de carga em relação ao acervo ali armazenado. h) Planejar as áreas de reserva técnica de modo a garantir o seu isolamento das áreas de circulação e das instalações de redes hidráulicas. Caso isto não ocorra, providenciar a mudança para uma área mais segura. i) Registrar qualquer remoção de acervo da reserva técnica e fixar seu registro no local correspondente à remoção, indicando o motivo e o destino do mesmo. j) Responsabilizar os funcionários encarregados da guarda do acervo, pelo controle do acesso à reserva técnica. k) Definir quem terá acesso à reserva técnica em caso de emergência. Todas as pessoas que a acessarem nesta situação deverão ter seus nomes registrados em livro de ocorrência. 7 l) Estudar e elaborar planos de escoamento e remoção de acervo em caso de emergências, estabelecendo prioridades. m) Comunicar, imediatamente, ao responsável superior a constatação da ausência ou perda de acervo, para as devidas providências. Essa comunicação terá que ser feita por escrito. n) Considerar as áreas de recebimento e de “quarentena” de acervo como áreas de reserva técnica e, assim, seguir as mesmas diretrizes que uma área de alta-segurança. Art. 21. É expressamente proibido fumar no interior nas dependências do CEDOC.

DAS COLEÇÕES ESPECIAIS

Art. 22. Considera-se como coleções especiais os acervos formados por uma temática desenvolvida por colecionadores ou instituições que apresentem comprovado valor patrimonial, de acordo com avaliação realizada por instituição ou profissional competente para este fim. Art. 23. Devem compor os acervos especiais do CEDOC documentos manuscritos de natureza variada; documentos iconográficos como fotografias, desenhos, mapas etc.; impressos como jornais, revistas e livros; partituras, documentos fonográficos, instrumentos musicais; instrumentos da cultura material e das artes e dos ofícios humanos; todos apresentam igualdade de valor patrimonial e devem ser preservados respeitando o princípio da unicidade dos documentos. Art. 24. As coleções especiais no CEDOC têm por missão preservar o patrimônio bibliográfico e documental de determinada área, com vistas ao acesso à comunidade interna e externa da UFSJ. Art. 25. A identificação de acervos e documentos especiais deve ser feita por meio de: I – pesquisa bibliográfica; II- análise material; III – pesquisa histórica. Art. 26. São critérios, não excludentes, que devem balizar a seleção para as coleções especiais do CEDOC: I – publicações impressas dos séculos XV, XVI, XVII, XVIII, XIX, XX; II – impressos datados de mais de 100 (cem) anos; III – manuscritos; IV – documentos iconográficos e fonográficos de comprovado valor patrimonial. V – instrumentos da cultura material e das artes e dos ofícios humanos. 8 § 1º Havendo necessidade de se ratificar se são coleções especiais deve ser solicitado parecer de especialistas na área correspondente. § 2º Os pareceres têm por objetivo garantir que a inclusão desses documentos no acervo patrimonial do CEDOC seja pautada por uma avaliação colegiada. Art. 27. As modalidades de aquisição são divididas em: doação, compra e permuta, comodato. § 1º Os critérios de doação, compra, permuta e comodato para recebimento de coleções especiais devem ser pautados em acordo institucional entre o doador e o Comitê Gestor do CEDOC, que ficará responsável pela avaliação e adequação do material. § 2º O parecer será apresentado pelo Comitê Gestor do CEDOC à Pró-Reitoria de Pesquisa, para ciência e acompanhamento. § 3º Devem ser considerados para avaliação da doação, permuta, compra, comodato: valores históricos, documentais e materiais dos impressos, documentos e/ou coleções, a partir de seu contexto e significado para as missões de ensino, pesquisa e extensão do CEDOC. Art. 28. O termo de doação deve ser em 3 (três) vias e assinado pelo doador, devendo conter as especificações do destino dos itens. Parágrafo único: Criação de uma coleção especial com permanência do formato original da mesma (sem dispersão). Art. 29. Compra é o processo de aquisição de itens e documentos especiais, raros ou antigos. Art. 30. As duplicatas de documentos especiais, raros e antigos são passíveis de permuta interinstitucional. Parágrafo único. Somente podem ser permutados itens especiais, raros e antigos quando não fizerem parte de uma coleção histórica, que se desmembrada, perderá sua unicidade. Art. 31. Podem ser transferidos para o CEDOC obras ou coleções especiais das bibliotecas da UFSJ, de todos os campi, que possuam relevância histórica para a instituição ou por sua comprovada raridade. Após análise e parecer do Comitê Gestor do CEDOC. Art. 32. Os procedimentos de conservação do acervo especial devem seguir os critérios vigentes no CEDOC e contemplam ações de: I – higienização e acondicionamento do acervo; II – manutenção e limpeza das instalações da biblioteca. 9 Art. 33. Tendo em vista, a necessidade de segurança dos acervos especiais, devem ser controladas as entradas de usuários internos e externos, de acordo com normas específicas definidas pelo Comitê Gestor do CEDOC. Art. 34. A restauração de qualquer exemplar das coleções especiais só será permitida após laudo técnico de especialista que autorize e determine as ações de intervenção. Parágrafo único. É vedada qualquer restauração de exemplar das coleções especiais por profissionais sem qualificação específica para realização de intervenções. Art. 35. Curadoria é a função legal de zelar pelos bens e interesses dos acervos, tendo por objetivo desenvolver ações de ensino, pesquisa e extensão. Art. 36. As coleções especiais do CEDOC devem formar um conselho curador, cujos membros podem ser membros do comitê gestor, sendo a coordenação exercida pelo(a) Presidente(a) do Comitê Gestor – ou por servidor que trabalhe com os acervos. Art. 37. Exposição é a apresentação pública de obras e documentos, tendo por objetivo a divulgação dos acervos. Art. 38. As modalidades de exposições são: internas e externas. § 1º Nas exposições internas, compete ao comitê gestor estabelecer o contrato de empréstimo com o solicitante; § 2º Nas exposições externas, compete ao conselho curador estabelecer o termo de empréstimo com o solicitante. Art. 39. O empréstimo interinstitucional de exemplares das coleções especiais do CEDOC para exposições externas será, obrigatoriamente, concedido após: I – pagamento de seguro a cargo da instituição solicitante, sendo que cada obra emprestada custará 5 (cinco) vezes o seu valor patrimonial na Universidade; II – pagamento de transporte e embalagem dos livros a cargo da instituição solicitante, conforme critérios vigentes pelo CEDOC; III – assinatura de termos de garantias de conservação e de segurança do acervo durante a exposição. Art. 40. Gestão de informação e acesso às coleções especiais tem como objetivo garantir mais informações para o pesquisador sobre os acervos especiais do CEDOC, bem como a segurança e preservação dos mesmos. Art. 41. Com o objetivo de garantir mais informações para o pesquisador sobre os acervos especiais do CEDOC e ainda garantir a segurança e preservação dos mesmos, devem ser obedecidos os critérios a seguir: I – na catalogação: além dos procedimentos padronizados do nível de descrição adotados pelo CEDOC, incluir na descrição do material de cada exemplar, quando for o caso: a catalogação dos exemplares que constituem as coleções especiais do 10 CEDOC deve atender a procedimentos padronizados, incluindo na descrição do material de cada exemplar, quando for o caso: a) encadernação; b) marcas de circulação; c) marcas de posse; d) estado de conservação; e) detalhamento de intervenções de restauração (materiais e técnicas); f) dados de proveniência; g) informações sobre o percurso do documento. Art. 42. A documentação dos acervos é toda e qualquer documentação institucional referente aos exemplares dos acervos especiais do CEDOC e deve ser devidamente arquivada e preservada; Art. 43. A digitalização é vinculada à preservação dos documentos originais. Art. 44. As medidas de conservação necessárias para a preservação do documento físico e do documento digital são ações obrigatoriamente concomitantes e devem ser condição para a implantação de quaisquer processos de digitalização. Art. 45. A digitalização de exemplares dos acervos especiais do CEDOC deverá privilegiar o conteúdo e a materialidade dos documentos. O documento deve ser digitalizado em sua completude: encadernação, folhas preliminares mesmo as folhas sem inscrições gráficas, corpo da obra, últimas folhas. Art 46. A digitalização de exemplares dos acervos especiais poderá ser realizada pelos próprios pesquisadores mediante autorização por escrito, feita pelo professor ou técnico responsável pelo acervo, respeitando-se as normas de preservação dos documentos. Art. 47. Na digitalização de acervos especiais é proibido o uso de flashs. Art. 48. A cópia do arquivo digital deverá ser disponibilizada pelo pesquisador para o CEDOC, que poderá disponibilizá-lo virtualmente.

DO DESBASTAMENTO E DESCARTE

Art. 49. Desbastamento é o processo contínuo e sistemático, visando manter a qualidade do acervo, a economia de espaço e de recursos financeiros, procedendo à retirada de material que não atenda aos interesses dos projetos do CEDOC. Art. 50. No processo de descarte, o coordenador do projeto ou a equipe própria do CEDOC, sempre fundamentados nos projetos em vigor no centro, deve compilar uma 11 lista do material a ser descartado para ser apresentada ao comitê gestor, para fins de doação ou eliminação, devendo obedecer aos seguintes critérios: I – inadequação: obras e/ou materiais que por modificações ou alterações dos projetos de pesquisa, de ensino e/ou extensão não apresentem mais interesse para o Cedoc. II – desatualização: obras cujo conteúdo já foi superado ou atualizado por novas edições. Devem-se manter, no máximo, dois exemplares na coleção, como valor histórico; III – desgaste: obras danificadas, em condições físicas irrecuperáveis (sujas, deterioradas, infectadas, infestadas, rasgadas e outros) pelo excesso de uso e sem condições de reparo. Sempre após a análise de um especialista em restauração. IV – periódicos que não são da instituição; Art. 51. A lista do material a ser descartado, que contenha publicações registradas, com número de patrimônio, após baixa no acervo, deve ser oferecida na seguinte ordem: I – aos museus ou outros arquivos públicos; I.- às instituições federais de ensino superior de Minas Gerais; II.- às instituições federais do ensino superior do restante do país; III.- às instituições estaduais do ensino superior de Minas Gerais; IV.- às instituições estaduais de ensino superior do restante do país; V.- às instituições particulares de ensino superior de Minas Gerais; VI.- às instituições particulares de ensino superior do restante do país; VII.- às organizações sem fins lucrativos. Parágrafo único. As publicações não solicitadas, por nenhuma das instituições acima referidas, deverão ser encaminhadas para as associações e cooperativas de catadores de materiais recicláveis. Após a análise do Comitê Gestor. Todo o processo de descarte deve ser documentado.

DO REMANEJAMENTO

Art. 52. Remanejamento é o processo de retirada de títulos ou partes da coleção para outros locais e/ou outras unidades. O remanejamento será realizado após indicação do corpo técnico ou professor responsável pelo acervo e deve ser documentado.

DA BAIXA

Art. 53. Baixa patrimonial é o procedimento de exclusão de bens do Ativo Permanente do CEDOC. Esse procedimento deve seguir as normativas do SEPAT da UFSJ e caberá nos seguintes casos: bens danificados sem condições de uso, bens em desuso de acordo com o Manual de Procedimentos de bens Patrimoniais disponível em: https://ufsj.edu.br/portal2-repositorio/File/dimap/MANUAL_PATRIMONIO_- _SEPAT_versao_final.pdf). Os bens de informática devem ser encaminhados ao NTINF que, após avaliação, encaminhará para o SEPAT. (Seguindo o Manual da SEPAT).

DA AVALIAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DA POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO DO ACERVO 

Art. 54. A presente Política será avaliada a cada dois anos quando poderá receber inclusões e modificações de acordo com as necessidades de atendimento às demandas dos acervos e da Instituição. Art. 55. A Política Interna de Formação e Desenvolvimento de Acervos do Cedoc é um instrumento para planejar e orientar, de forma sistematizada, as ações direcionadas para o acesso e a conservação de documentos. Art. 56. A elaboração da Política Interna tem como fundamento a indissociação entre acesso e conservação compreendidos como ações necessárias para a preservação do patrimônio do Cedoc. 

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 57. Esta política terá validade de dois anos e deverá ser atualizada, conforme necessidade. Foi produzida pelo Comitê gestor do CEDOC e aprovado em reunião ordinária aos 06 de julho de 2022.